Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen David Hörnlein-Ulrich | ApexLead-pro, Kolonie 2, 14798 Havelsee (im Folgenden „Anbieter“) und den Nutzern der Web-App unter apexlead-pro.de(im Folgenden „Kunden“).

ApexLead-pro ist ein webbasiertes CRM-System (Software-as-a-Service).

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, die ApexLead-pro im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.

Der Anbieter stellt dem Kunden eine cloudbasierte CRM-Software zur Nutzung über den Browser bereit. Die Software wird nicht verkauft, sondern zeitlich begrenzt zur Nutzung über das Internet bereitgestellt.

Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website.

Folgende Dokumente sind Bestandteil des Vertragsverhältnisses:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO
• Service Level Agreement (SLA)
• Acceptable Use Policy (AUP)

Mit Abschluss des Vertrags erkennt der Kunde diese Dokumente als verbindlich an.

Für die Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Der Kunde verpflichtet sich, vollständige und korrekte Angaben zu machen und Zugangsdaten geheim zu halten. Der Kunde ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die über sein Konto erfolgen.

Der Anbieter stellt einen optionalen zweiten Faktor bereit (Einmalkennwort aus einer Authenticator-App oder Passkey) und empfiehlt dessen Nutzung. Ein Master-Nutzer des Kunden kann den zweiten Faktor für alle Konten seines Teams verpflichtend schalten. Die Entscheidung darüber sowie die Verwaltung der ausgegebenen Wiederherstellungscodes liegen beim Kunden.

Der Anbieter stellt folgende Leistungen bereit:

• Zugriff auf die SaaS-Web-App
• Optionale installierbare mobile Companion-App (Progressive Web App) mit Zugriff auf ausgewählte CRM-Funktionen (siehe § 6)
• Speicherung der Kundendaten in einer Cloud-Datenbank (Neon, Serverstandort Frankfurt/Deutschland)
• Datei-Uploads über Hetzner Object Storage (Serverstandort Falkenstein/Deutschland)
• E-Mail-Benachrichtigungen über IONOS
• Hosting über Vercel (Serverstandort Frankfurt/Deutschland)
• Sichere Zahlungsabwicklung über Stripe
• Datenimport aus Dateien und Text, Schnittstelle (API), Export, Dubletten-Bereinigung und verbundene Quellen (siehe § 6a)
• Anbindung eines vom Kunden gewählten SIP-/VoIP-Anbieters als Browser-Softphone sowie Anrufmodus mit Anruflisten, Ergebniserfassung und Kontakterkennung (siehe § 6b)
• Videogespräche über Apex-Meet auf einem vom Anbieter selbst betriebenen Konferenzserver in Deutschland (siehe § 6c)
• Terminverwaltung mit Abgleich verbundener Kalender, Versand von Einladungen, Änderungs- und Absagenachrichten sowie eine öffentliche Buchungsseite für Terminanfragen
• Regelmäßige Updates und Funktionsverbesserungen
• Technische Verfügbarkeit gemäß SLA

Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen besteht nur, wenn diese ausdrücklich zugesichert wurden.

Der Anbieter stellt optional eine installierbare mobile Companion-App (Progressive Web App) bereit, die ausgewählte CRM-Funktionen für die Nutzung unterwegs bereitstellt (u. a. Aufgabenbearbeitung, Lead-/Kontakt-/Organisationsübersicht, Besuchsberichte, Gerätekopplung). Die Companion-App nutzt dasselbe Nutzerkonto wie die Desktop-Web-App; ein gesonderter Vertragsschluss ist hierfür nicht erforderlich.

6.1 Gerätekopplung & Click-to-Dial

Innerhalb der Companion-App kann optional eine Gerätekopplung aktiviert werden, mit der Telefonnummern im CRM per Klick an das gekoppelte Smartphone übermittelt werden können („Click-to-Dial“). Es gilt:

• Es kann jeweils genau ein Gerät je Nutzer gekoppelt sein. Eine erneute Kopplung ersetzt automatisch die bisherige Kopplung.
• Der Anruf erfolgt ausschließlich als regulärer Mobilfunkanruf über die native Telefon-App und die eigene Rufnummer/SIM-Karte des Nutzers. Es handelt sich nicht um einen VoIP- oder Telefonie-Dienst des Anbieters; für den Anruf selbst entstehen dem Nutzer ggf. die üblichen Kosten seines Mobilfunkvertrags, die vom Anbieter nicht übernommen werden.
• Aus technischen Gründen ist zum Auslösen des Anrufs auf dem Smartphone ein Antippen der Anruf-Benachrichtigung durch den Nutzer erforderlich; ein vollautomatischer Anrufstart ohne Nutzerinteraktion ist nicht möglich und stellt keinen Mangel dar.
• Die Zustellung der Anruf-Benachrichtigung erfolgt nach bestem Bemühen („best effort“) über Web-Push bzw. einen Vordergrund-Abgleich; eine Zustellgarantie besteht nicht, insbesondere bei fehlender Internetverbindung des Smartphones, deaktivierten Benachrichtigungen oder Einschränkungen durch das Betriebssystem. Diese Zusatzfunktion ist von der Verfügbarkeitszusage gemäß SLA ausgenommen.
• Es findet keine automatische Erfassung von Gesprächsdauer oder Gesprächsinhalten statt.

6.2 Allgemeine Push-Benachrichtigungen

Unabhängig von der Gerätekopplung kann der Nutzer in der Companion-App Benachrichtigungen für App-Ereignisse aktivieren (z. B. neuer Lead, fällige Aufgabe, freigegebenes oder korrekturbedürftiges Angebot bzw. Rechnung). Auch hierfür gilt: Die Zustellung erfolgt nach bestem Bemühen („best effort“) über Web-Push; eine Zustellgarantie besteht nicht, insbesondere bei fehlender Internetverbindung des Smartphones, deaktivierten Benachrichtigungen oder Einschränkungen durch das Betriebssystem. Diese Zusatzfunktion ist von der Verfügbarkeitszusage gemäß SLA ausgenommen.

Der Anbieter stellt Funktionen bereit, mit denen der Kunde Daten in das CRM übernehmen kann: den Import aus Dateien und eingefügtem Text, eine Programmierschnittstelle (API) mit Zugangsschlüsseln, den Export mit Spaltenauswahl, die Zusammenführung doppelter Datensätze sowie verbundene Quellen (Google-Tabellenblätter, optional Adressbücher verbundener Microsoft- oder Google-Konten). Dafür gilt:

• Der Kunde gewährleistet, dass er zur Verarbeitung der importierten Daten berechtigt ist, insbesondere bei Kontaktdaten Dritter. Aus Adressbüchern dürfen nur geschäftliche Kontakte übernommen werden.
• Der Anbieter prüft importierte Inhalte nicht auf Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit. Die automatische Spaltenerkennung und die Dublettenprüfung sind Unterstützungsfunktionen. Der Kunde bestätigt die Übernahme in der Vorschau und ist für das Ergebnis verantwortlich.
• Zugangsschlüssel (API-Keys) sind vertraulich zu behandeln. Alle mit einem Schlüssel des Kunden vorgenommenen Aktionen werden dem Kunden zugerechnet. Bei Verdacht auf Kompromittierung hat der Kunde den Schlüssel unverzüglich zu widerrufen. Der Anbieter darf Aufrufe der Schnittstelle mengenmäßig begrenzen und die Schnittstelle mit angemessener Ankündigung weiterentwickeln.
• Drittsysteme, die der Kunde anbindet (z. B. Automatisierungsdienste, Google Tabellen, Microsoft- oder Google-Konten), sind Leistungen der jeweiligen Anbieter. Der Anbieter schuldet insoweit keine Verfügbarkeit und haftet nicht für deren Änderungen. Bei Google-Tabellenblättern ist der Kunde dafür verantwortlich, dass die Freigabe per Link für die enthaltenen Daten angemessen ist.
• Importe können innerhalb von 30 Tagen rückgängig gemacht werden. Dabei werden neu angelegte Datensätze gelöscht und Änderungen an vorhandenen Datensätzen zurückgesetzt, einschließlich zwischenzeitlich an diesen Datensätzen hinzugefügter Inhalte. Die Zusammenführung doppelter Datensätze ist endgültig. Die Pflicht des Kunden zur Datensicherung (§ 15) bleibt unberührt.

Der Anbieter stellt optional die Anbindung eines SIP-/VoIP-Anbieters als Softphone im Browser sowie einen Anrufmodus bereit, der Anruflisten aus CRM-Datensätzen zusammenstellt, Ergebnisse erfasst und eingehende Anrufe mit den Daten des Kunden abgleicht (Kontakterkennung). Es gilt:

• Der Anbieter erbringt keine Telefondienstleistung. Den SIP-/VoIP-Anbieter wählt und beauftragt der Kunde selbst; dessen Entgelte, Bedingungen und Verfügbarkeit liegen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters. Sprachqualität und Erreichbarkeit hängen vom Telefonieanbieter und der Netzverbindung des Nutzers ab. Das Softphone ist von der Verfügbarkeitszusage gemäß SLA ausgenommen.
• SIP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Der Kunde hat Zugangsdaten zu seinem Telefonieanbieter selbst zu schützen und bei Verdacht auf Missbrauch zu ändern.
• Der Anrufmodus baut auch im automatischen Wählmodus stets genau eine Verbindung nacheinander auf; ein paralleles Anwählen mehrerer Rufnummern (Predictive Dialing) wird nicht angeboten. Der Nutzer löst den automatischen Modus bewusst aus und kann ihn jederzeit pausieren oder beenden.
• Für die Zulässigkeit der Anrufe ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Dies gilt insbesondere für Werbeanrufe gegenüber Unternehmern (mutmaßliche Einwilligung, § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG) und Verbrauchern (ausdrückliche vorherige Einwilligung), für die Beachtung üblicher Geschäftszeiten sowie für die Anzeige der Rufnummer (§ 120 TKG). Der Anbieter stellt hierfür Hilfsmittel bereit (Anrufsperren, Kennzeichnung von Privatkunden mit Einwilligungsnachweis, Anruf-Zeitfenster, Rufnummernanzeige), prüft die Rechtmäßigkeit einzelner Anrufe jedoch nicht.
• Eine Aufzeichnung von Gesprächen wird nicht angeboten. Der Anbieter speichert zu Anrufen ausschließlich Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer), das vom Nutzer erfasste Ergebnis und dessen Gesprächsnotiz.
• Die Kontakterkennung gleicht eingehende Rufnummern nur mit den Datensätzen des eigenen Teams ab; eine Erkennung ist nur möglich, wenn die Rufnummer im CRM hinterlegt ist. Eine Gewähr für die Richtigkeit der Zuordnung übernimmt der Anbieter nicht.

Der Anbieter stellt mit Apex-Meet ein Werkzeug für Videogespräche bereit. Der Kunde kann darüber Gesprächsräume anlegen, Einladungen versenden und Online-Termine aus Kalender und Buchungsseite mit einem Zugang versehen. Es gilt:

• Der Konferenzserver wird vom Anbieter selbst betrieben; die Infrastruktur stellt die Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein/Vogtland bereit. Ein Videokonferenz-Dienst eines Drittanbieters wird nicht eingeschaltet.
• Eine Aufzeichnung von Bild, Ton oder Bildschirm sowie eine Transkription werden nicht angeboten. Der Anbieter speichert keine Gesprächsinhalte.
• Der Zugang ist an den Gesprächsraum gebunden, nicht an ein Nutzerkonto. Wer den Link kennt, kann beitreten. Den Gastgeber-Schlüssel erhält allein der Ersteller; er ist vertraulich zu behandeln und gehört nicht in eine Einladung an Gäste. Der Kunde ist dafür verantwortlich, Einladungslinks nur an den vorgesehenen Personenkreis weiterzugeben.
• Die Nutzung setzt ein aktives Nutzerkonto voraus. Mit dem Ende des Vertragsverhältnisses erlischt die Berechtigung, neue Gespräche anzulegen und an bestehenden teilzunehmen.
• Gesprächsqualität und Teilnehmerzahl hängen von der Netzverbindung der Teilnehmenden und der Kapazität des Servers ab. Der Anbieter schuldet keine bestimmte Teilnehmerzahl, Auflösung oder Bildrate und darf die Kapazität je Gespräch angemessen begrenzen. Apex-Meet ist von der Verfügbarkeitszusage gemäß SLA ausgenommen.
• Für die Zulässigkeit der Gespräche und die Information der Teilnehmenden ist der Kunde verantwortlich. Zeichnet ein Teilnehmender mit eigenen Mitteln auf, liegt das außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters.
• Die Protokolle des Konferenzservers werden nach 48 Stunden automatisch gelöscht. Eine Wiederherstellung von Gesprächen oder Gesprächsinhalten ist technisch ausgeschlossen.

Der Vertrag kommt zustande durch:

• Registrierung des Kunden, oder
• Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements über Stripe.

Automatisiert über die öffentliche Website erstellte, unverbindliche Angebote (z. B. über apexlead-pro.de/angebot) stellen kein bindendes Vertragsangebot des Anbieters dar und begründen für sich genommen keinen Vertrag. Ein Vertrag kommt erst durch Registrierung oder Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements gemäß den vorstehenden Absätzen zustande.

Der Anbieter kann Interessenten eine kostenlose Testphase (Trial) mit einer Dauer von 14 Tagen anbieten. Zur Buchung der Testphase ist die Angabe eines gültigen Zahlungsmittels erforderlich.

Wird die Testphase nicht vor Ablauf gekündigt, geht sie automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement zu den zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Preisen über; das hinterlegte Zahlungsmittel wird belastet.

Die Kündigung ist während und nach der Testphase jederzeit zum Ende des laufenden bezahlten Abrechnungszeitraums möglich (vgl. § 10 Abonnements und Laufzeiten).

Der Anbieter kann Interessenten darüber hinaus nach eigenem Ermessen individuell vereinbarte Testzeiträume mit abweichender Dauer und ohne Hinterlegung eines Zahlungsmittels einräumen (z. B. im Rahmen einer persönlichen Vertriebsansprache). Eine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement findet in diesem Fall nicht statt; der Übergang in ein Abonnement erfolgt ausschließlich durch gesonderte Vereinbarung.

9.1 Allgemeines

Die Nutzung kostenpflichtiger Funktionen erfolgt im Rahmen eines Abonnements. Alle angegebenen Preise sind Nettopreise zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich als Bruttopreis gekennzeichnet.

9.2 Zahlungsabwicklung über Stripe

Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich über den Zahlungsdienstleister Stripe. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten eigenverantwortlich und kann Daten in Drittländer übermitteln. Der Kunde autorisiert Stripe, wiederkehrende Zahlungen automatisch einzuziehen.

9.3 Rückerstattungen

Rückerstattungen erfolgen ausschließlich über Stripe und auf das ursprünglich verwendete Zahlungsmittel.

9.4 Preisgarantie bei befristeten Aktionspreisen (Lifetime-Preis)

Bucht ein Kunde innerhalb der jeweils beworbenen Frist einen Aktionspreis — insbesondere den Early-Bird-Preis für das Einzel-User-Paket (Buchung bis 31.10.2026) oder den Lifetime-Preis für Team-Pläne (Buchung bis 30.11.2026) —, gilt für diesen Kunden dauerhaft der in der zum offiziellen Launch-Datum (01.09.2026) veröffentlichten Preisliste ausgewiesene Preis (Lifetime-Preis), unabhängig von späteren Preisanpassungen des Anbieters für Neukunden.

Der Lifetime-Preis bleibt auch bei einem späteren Wechsel des Plans bestehen. Sowohl bei einem Upgrade in einen höheren Plan (mehr User) als auch bei einem Downgrade in einen niedrigeren Plan gilt für den neuen Plan der in der Preisliste vom 01.09.2026 ausgewiesene Preis, solange der Kunde ununterbrochen Vertragspartner bleibt.

Der Lifetime-Preis erlischt, wenn das Abonnement gekündigt wird oder länger als 30 Tage ruht; eine erneute Buchung erfolgt in diesem Fall zu den dann aktuell gültigen regulären Preisen.

9.5 Preisanpassung für laufende Abonnements

Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für laufende Abonnements zu erhöhen. Eine Preiserhöhung wird dem Kunden mindestens vier Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail) mitgeteilt.

Widerspricht der Kunde der Preiserhöhung nicht bis zu ihrem Inkrafttreten, gilt sie als angenommen. Dem Kunden steht im Fall einer Preiserhöhung ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu; macht der Kunde hiervon Gebrauch, endet das Abonnement zu diesem Zeitpunkt, ohne dass die Preiserhöhung wirksam wird.

Von einer Preiserhöhung ausdrücklich ausgenommen sind Abonnements, für die dem Kunden gemäß § 9.4 ein Lifetime-Preis zusteht; für diese gilt die Preisgarantie nach § 9.4 uneingeschränkt fort.

Abonnements verlängern sich automatisch um die vereinbarte Laufzeit. Kündigungen sind jederzeit zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode möglich.

Nach Kündigung bleibt das Nutzerkonto bestehen, jedoch ohne Zugriff auf Premium-Funktionen.

Das gesetzliche Widerrufsrecht steht ausschließlich Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB zu. Da sich ApexLead-pro gemäß § 1 dieser AGB ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB richtet, ist ein Widerrufsrecht für Verträge über die Nutzung von ApexLead-pro ausgeschlossen.

Der Kunde verpflichtet sich:

• Die Software nicht missbräuchlich zu nutzen
• Keine rechtswidrigen Inhalte zu speichern
• Keine Sicherheitsmechanismen zu umgehen
• Keine automatisierten Angriffe durchzuführen
• Die AUP einzuhalten
• Die Rechtmäßigkeit der von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen
• Zugangsschlüssel (API-Keys) vertraulich zu behandeln und Daten nur im Rahmen seiner Berechtigungen zu importieren (siehe § 6a)
• Wiederherstellungscodes des zweiten Faktors sicher und getrennt vom Anmeldegerät aufzubewahren und bei Verlust eines Geräts den betroffenen Zugang unverzüglich zu widerrufen (siehe § 4)
• Telefonwerbung nur im rechtlich zulässigen Rahmen durchzuführen (§ 7 UWG, § 120 TKG) und Anrufsperren sowie Einwilligungen im CRM zu pflegen und zu beachten (siehe § 6b)
• Einladungs- und Gastgeberlinks von Videogesprächen nur an den vorgesehenen Personenkreis weiterzugeben (siehe § 6c)

Die Verfügbarkeit des Dienstes richtet sich nach dem SLA. Der Anbieter ist berechtigt, Wartungsarbeiten durchzuführen, Sicherheitsupdates einzuspielen und technische Anpassungen vorzunehmen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung und dem AVV. Der Kunde bleibt Eigentümer seiner Daten. Der Anbieter erhält lediglich die zur Vertragserfüllung notwendigen Nutzungsrechte.

Der Anbieter haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Eine Haftung für Datenverlust besteht nur, wenn der Kunde seiner Pflicht zur Datensicherung nachgekommen ist. Eine Haftung für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.

Der Anbieter kann diese AGB ändern, wenn gesetzliche oder technische Gründe dies erfordern. Der Kunde wird informiert; Widerspruch innerhalb von 14 Tagen möglich.

Der Kunde kann sein Konto jederzeit löschen. Daten werden gemäß DSGVO gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Es gilt deutsches Recht.

Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Anbieters.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.